Der Kauf und Einsatz von Kraftfahrzeugen im Betrieb wirft regelmäßig Fragen zur steuerlichen und umsatzsteuerlichen Behandlung auf. Nachfolgend möchten wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Grundsätze und aktuellen Aspekte geben.
- Rein betrieblich genutzte Fahrzeuge:
Für Kraftfahrzeuge unterscheidet das Steuerrecht grundsätzlich zwischen voller und eingeschränkter Absetzbarkeit. Eine vollständige Absetzbarkeit der Anschaffungs- und Betriebskosten ist nur möglich, wenn das Fahrzeug ausschließlich betrieblich genutzt wird und für die Tätigkeit unerlässlich ist – etwa bei LKWs, Traktoren, Bussen oder PKWs, die Teil des Kerngeschäfts (Herstellung/Handel) sind. Bei LKWs (autocarri) untersagt der Straßenkodex zum Beispiel sogar deren private Nutzung. Sie sind am Ende des Arbeitstages bzw. nach Geschäftsreisen am Unternehmenssitz abzustellen und dürfen nicht für Heimfahrten verwendet werden. Dadurch entsteht kein steuerlicher Vorteil für die Privatperson. Die Mehrwertsteuer auf den Einkauf solcher Betriebsfahrzeuge ist zur Gänze verrechenbar.
Für Pkw, die nicht zu den unerlässlichen Betriebsfahrzeugen gehören, beträgt die steuerliche Absetzbarkeit 20 %, wobei für die Anschaffung ein Höchstbetrag von Euro 18.075,99 gilt. Die Mehrwertsteuer kann bei Fahrzeugen, die nicht unerlässlich für die Unternehmensführung sind, nur zu 40 % verrechnet werden. Auch für die Überlassung an einen Verwalter der Gesellschaft oder an einen Gesellschafter gelten diese Regeln.
Eine Sonderregel betrifft Handelsvertreter und Vertreter (agenti e rappresentanti di commercio). Für sie ist die steuerliche Behandlung deutlich günstiger: Die Fahrzeugkosten sind zu 80 % abzugsfähig, bis zu einem Fahrzeugwert von Euro 25.822,84, und die Mehrwertsteuer kann – bei ausschließlicher betrieblicher Nutzung – zu 100 % verrechnet werden. Dies trägt dem Umstand Rechnung, dass das Fahrzeug für diese Berufsgruppe ein nahezu unverzichtbares Arbeitsinstrument darstellt.
Zu den abzugsfähigen Kosten zählen auch laufende Aufwendungen wie Treibstoff, Werkstatt- und Reparaturkosten, Ersatzteile, Autobahngebühren, Parkkosten und ähnliche Ausgaben.
- Betriebliche und private Nutzung mit Fringe Benefit
Wenn ein Unternehmen einem Mitarbeiter ein Fahrzeug zur gemischten privaten und beruflichen Nutzung überlässt, hängt die steuerliche Behandlung davon ab, wie dieser Sachbezug (geldwerte Vorteil / fringe benefit) erfasst wird. Wird dieser in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt oder dem Mitarbeiter in Rechnung gestellt, sind 70 % der Kosten einkommenssteuerlich abzugsfähig, während die Mehrwertsteuer zu 40 % verrechnet werden kann. Erfolgt auch die Weiterverrechnung der Mehrwertsteuer an den Mitarbeiter, kann die Mehrwertsteuer voll (100 %) verrechnet werden. In beiden Fällen entfallen Höchstgrenzen für abzugsfähige Fahrzeugkosten. Damit die steuerliche Behandlung im entsprechenden Jahr anerkannt wird, muss die Rechnung über diesen sogenannten Fringe Benefit spätestens bis zum 31. Dezember ausgestellt und innerhalb derselben Frist bezahlt werden. Nur so kann der Umsatz korrekt im laufenden Geschäftsjahr erfasst und die damit verbundene umsatzsteuerliche Behandlung gewährleistet werden.
Auf Seiten des Mitarbeiters entsteht bei der betrieblichen und privaten Nutzung ein zu versteuernder Sachbezug, der sich aus dem jeweils aktuellen ACI-Tarif des Fahrzeugs ergibt, angewendet auf eine gesetzlich normierte Jahresfahrleistung von 15.000 km. Für Fahrzeuge, die ab dem 1. Januar 2025 erstmals zugelassen und dem Mitarbeiter zugewiesen werden, wird der anzusetzende Prozentsatz nicht länger durch den CO₂-Ausstoß bestimmt, sondern ausschließlich durch die Art des Antriebsmotors. Damit gelten unterschiedliche Berechnungssätze für Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor, Elektrofahrzeuge und Plug-in-Hybride.
Die neuen Werte für die Ermittlung des Sachbezugs lauten:
- Verbrennungsmotor (Diesel oder Benzin): 50 % des ACI-Tarifs;
- Elektrofahrzeuge: 10 % des ACI-Tarifs;
- Plug-in-Hybridfahrzeuge: 20 % des ACI-Tarifs.
Neu ab 2026 ist zudem eine Erhöhung des steuerpflichtigen Sachbezugs um 50 % bei älteren Betriebsfahrzeugen: Ab dem 1. Januar nach Ablauf des fünften Jahres seit der Erstzulassung wird der nach den ACI-Tabellen ermittelte Sachbezug um 50 % erhöht.
Bei Fahrzeugen mit zusätzlicher Sonderausstattung oder Zubehör, die nicht bereits in den ACI-Tabellen berücksichtigt und nicht direkt vom Mitarbeiter erworben wurden, erhöht sich der steuerpflichtige Sachbezug ab 2026 pauschal um weitere 5 %.
Hier eine kurze Übersicht der Regelungen für die Berechnung des Sachbezugs für:
| Erstzulassung | Zuweisung an Mitarbeiter | Regelung |
| 01.07.2020–31.12.2024 | 01.07.2020–31.12.2024 | Sachbezug nach CO₂-basierten Prozentsätzen (25 % bis 60 %) des ACI-Wertes für 15.000 km jährlich |
| Bestellt bis 31.12.2024 | 01.01.2025–31.12.2025 | Übergangsregelung: Weiterhin CO₂-basierte Prozentsätze (25 % bis 60 %) oder – falls günstiger – Anwendung der neuen Regelung mit Antriebs-basierten Prozentsätzen (10 % bis 50 %) |
| Ab 01.01.2025 | Ab 01.01.2025 (Vereinbarung + Übergabe) | Neue Regelung: Sachbezug nach Antriebsart (10 % Elektro, 20 % Plug-in-Hybrid, 50 % Verbrenner) auf Basis des ACI-Wertes für 15.000 km jährlich |
| – | Verlängerung bestehender Vertrag | Es gilt die Regelung, die zum Zeitpunkt des ursprünglichen Vertragsabschlusses anzuwenden war |
| – | Neuzuweisung an anderen Mitarbeiter | Die anwendbare Regelung richtet sich nach dem Zeitpunkt der tatsächlichen Neuzuweisung |
- Nutzung privates Fahrzeug
Bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs für betriebliche Zwecke kann der Arbeitgeber eine etwaige Spesenabrechnung bis zur ACI-Höchstvergütung pro Kilometer vollständig absetzen; Mehrbeträge sind nicht abzugsfähig. Vergütet werden dabei die Kilometer vom Firmensitz zum beruflichen Termin und wieder zurück, sofern diese Strecke nicht kürzer ist als jene vom Wohnsitz des Arbeitnehmers aus. Für den Arbeitnehmer bzw. Verwalter sind die erstatteten Kosten bis zu diesem Höchstwert steuerfrei, während ein darüberhinausgehender Betrag als steuerpflichtiges Einkommen gilt.
Folgend eine zusammenfassende Übersicht der verschiedenen Fälle:
| Fahrzeugnutzer | Steuerliche Absetzbarkeit | Verrechnung MwSt. | Höchstgrenze der Kosten |
| Rein betriebliche Nutzung und für die Tätigkeit unerlässlich | 100 % | 100 % | keine |
| Rein betriebliche Nutzung | 20 % | 40 % | 18.075,99 €; Miete/Leasing: 3.615,20 € pro Jahr |
| Betriebliche und private Nutzung durch einzelne Mitarbeiter | 70 % (falls die Sachentlohnung weiterverrechnet wird) | 40 % oder 100 % (sofern auch die MwSt. weiterverrechnet wird) | keine |
| Handelsvertreter/ Agenten | 80 % | 100 % | 25.822,84 €; Miete/Leasing: 5.164,57 € pro Jahr |
| Verwalter Co.co.co oder mit MwSt.Nr., Gesellschafter | 20 % | 40 % | 18.075,99 €; Miete/Leasing 3.615,20 € pro Jahr |
| Rein privates Fahrzeug – Weiterverrechnung der betrieblich gefahrenen Kilometer | 100 % | / | laut ACI-Höchstvergütung pro Kilometer |